Pembelian Aset Tetap dengan menggunakan metode leasing adalah salah satu cara memperoleh aset. Leasing adalah setiap kegiatan pembiayaan perusahaan dalam bentuk penyediaan atau menyewakan barang-barang modal untuk digunakan oleh perusahaan lain dalam jangka waktu tertentu dengan kriteria sebagai berikut:
- Pembayaran sewa dilakukan secara berkala
- Masa sewa ditentukan sesuai dengan jenis barang modal yang dileasingkan
- Disertai hak opsi, yaitu hak dari perusahaan pengguna barang modal untuk mengembalikan atau membeli barang modal pada akhir jangka waktu perjanjian leasing.
Berikut adalah langkah-langkah utama untuk menyelesaikan proses pembelian aset yang menggunakan metode leasing.
1. Pembuatan Dokumen Purchase Invoice dari Dealer
Sebelum membuat Purchase Invoice, pengguna harus membuat Purchase Order terlebih dahulu. Detail dari Purchase Order sama seperti PO aset lain. Nilai yang kita masukkan ke kolom Price adalah harga dealer, yang biasanya terdiri dari harga mobil, biaya balik nama, dan potongan harga (harga OTR).
Setelah membuat PO, pengguna dapat membuat Material Receipt atau langsung membuat Purchase Invoice, bergantung pada kondisi di lapangan.
Jika dokumen Invoice datang bersama dengan fisik mobil, pengguna membuat Material Receipt lalu membuat Purchase Invoice. Jika dokumen Invoice datang lebih dahulu dibanding fisik mobil, maka pengguna Purchase Invoice terlebih dahulu.
Untuk kondisi kedua, pengguna perlu memperhatikan proses Matching antara Purchase Invoice dengan Material Receipt. Jika dokumen Matching Receipt – Invoice belum terbentuk, maka pengguna harus melakukan proses Matching manual melalui menu Matching PO-Receipt-Invoice.
Purchase Invoice akan membentuk jurnal Asset In Transit [D] terhadap Hutang Dagang [C].
Proses ini juga membentuk dokumen Asset dan Asset Addition secara otomatis. Harga perolehan pada Asset Addition sebesar harga OTR yang tertera pada Purchase Invoice. Jurnal yang terbentuk adalah Harga Perolehan [D] terhadap Asset In Transit [C].
2. Pembayaran untuk Dealer
Setelah menerima Invoice, maka kita harus melakukan pembayaran untuk Dealer. Nilai yang harus dibayarkan antara lain uang muka dan biaya lainnya. Untuk proses ini pengguna membuat dokumen Payment. Ada dua dokumen Payment yang akan terbentuk, yaitu:
- Payment ke dealer untuk pembayaran uang muka. Jurnal yang terbentuk adalah Seleksi Pembayaran atau Uang Muka [D] terhadap Bank [C].
- Payment ke dealer untuk pembayaran biaya lain-lain. Jurnal yang terbentuk adalah Biaya Lain-lain [D] terhadap Bank [C].
Alokasi dilakukan menggunakan menu Payment Allocation. Pengguna akan melakukan alokasi antara Payment dengan Purchase Invoice dari dealer. Proses ini terbagi menjadi 2 langkah, yaitu:
- Alokasi Payment dengan Purchase Invoice sebesar nilai uang muka. Jurnal yang terbentuk adalah Hutang Dagang [D] terhadap Seleksi Pembayaran atau Uang Muka [C].
- Sisa dari Purchase Invoice akan kita write-off ke charge Pokok Leasing. Jurnal yang terbentuk adalah Hutang Dagang [D] terhadap Pokok Leasing [C].
3. Pembuatan Purchase Invoice Leasing
Proses ini dijalankan dengan membuat Purchase Invoice. Detail dari Purchase Invoice adalah dua baris yang terdiri atas charge Pokok Leasing sebesar sisa Invoice dealer (setelah dipotong uang muka) dan charge Bunga Leasing yang besarannya telah ditentukan.
Jurnal yang terjadi adalah Pokok Leasing [D] dan Bunga Leasing [D] terhadap Hutang Leasing [D].
4. Asset Addition untuk Biaya Lain-lain (dealer) dan Bunga Leasing
Di langkah ini kita akan membuat dokumen Asset Addition untuk biaya lain-lain dan Bunga Leasing. Prosesnya adalah membuat Asset Addition tipe Manual dengan charge biaya lain-lain dan Bunga Leasing. Jumlah dokumen sesuai dengan banyaknya jenis biaya yang dibebankan dan Bunga Leasing.
Jurnal yang terbentuk adalah Harga Perolehan [D] terhadap Biaya Lain-lain [C] dan Bunga Leasing [C].
5. Pembayaran Angsuran Pertama
Angsuran pertama dibayarkan dengan alokasi pembayaran terhadap Hutang Leasing. Pengguna harus membuat dokumen Payment dengan nominal sebesar angsuran pertama. Payment tersebut kemudian dialokasikan dengan Purchase Invoice Leasing melalui penunjukan langsung (kolom Invoice di dokumen Payment) atau alokasi melalui Payment Allocation. Jurnal yang terbentuk adalah
- Seleksi Pembayaran [D] terhadap Bank [C]
- Hutang Leasing [D] terhadap Seleksi Pembayaran [C]
6. Aktivasi Asset
Setelah pembayaran angsuran pertama, pengguna dapat mengaktifkan aset dengan melakukan proses Complete terhadap Asset Addition yang terbentuk.